Styrelseprotokoll – Best Practice

Styrelseprotokoll - tips och exempel

Styrelseprotokoll – undvik fällorna

Alla företagare är skyldiga att föra protokoll över styrelsemöten och bolagsstämman. Dock är det en överraskning för många företag hur bristande information av dess väsentliga styrelsebeslut får en negativ påverkan på värderingen av företaget. Läs mina tips på varför och hur detta kan undvikas.

Undvik en negativ inverkan på värdering av ditt företag. Det kan vara svårt att få tiden att räcka till att skriva protokoll över styrelsemöten den första tiden i företaget. Avsaknad av dokumentation över styrelsens beslut kan få negativ betydelse för värderingen av ert företag vid finansiering eller exit. I vissa fall kan investerare kräva att styrelsen lämnar garantier över vad som hänt. Best practice bland företag är att inför en investering eller försäljning upprätta en sammanfattning av de väsentliga beslut som styrelsen har tagit under den period som protokoll saknas. Sammanfattningen tas sedan upp på nästa styrelsemöte där ni beslutar att detta är rättvisande bild av hur företaget har skötts.

Protokoll från styrelsemöten. Aktiebolag är skyldiga att föra protokoll över styrelsemöten (styrelseprotokoll) och möten med bolagsstämman (bolagsstämmoprotokoll). Du bör som regel alltid skriva protokoll över de viktigaste mötena och anteckna vad som sades, beslutades och som ni kom överens om.

Innehåll i styrelseprotokollen. Protokollen används för att dokumentera hur företaget sköts och har enligt svensk rätt enbart s.k. bevisverkan. Detta innebär att det är alltid vad som faktiskt har beslutats som gäller men att man kan ta hjälp av protokollen att förstå vad som hänt om det är oklart. Protokoll ska innehålla:

  • Typ av möte
  • Tid och plats
  • Närvarande
  • Beslut

Märkning av styrelseprotokoll. Styrelseprotokoll skall föras i nummerföljd och numreringen kan antingen ske med ny nummerserie varje år eller i en evighetsnummerserie.

Förvaring av styrelseprotokoll. Alla protokoll skall förvaras på ett betryggande sätt. Det finns inget som pekar på att protokoll får makuleras efter tio år enligt reglerna för räkenskapsmaterial. Protokollen skall således arkiveras för evigt.

Per capsulam. Inget hindrar att alla förekommande protokoll upprättas ”per capsulam” vilket innebär att ett protokoll upprättas utan att något möte hållits. Därefter cirkuleras protokollet och alla undertecknar. Styrelsemöten kan även hållas per telefon.

Styrelseprotokoll är inte en offentlig handling. Protokollen är normalt inte offentliga handlingar och det finns enligt lag inget krav på att protokoll ska delas med till aktieägare. Kom ihåg att revisorerna som granskar förvaltningen av ditt företag har rätt att ta del av protokollen.

Vad har du för frågor? Jag är nyfiken på vad du tänker på så dela gärna med dig och lämna en kommentar så svarar jag på den så snart jag kan.

Tack att du tar dig tid att läsa detta, du får gärna dela inlägget om du tyckte att det var till hjälp.

För att veta mer om Sharp Cookie Advisors, eller om du behöver hjälp att ta fram dina avtal klicka här.

Related Post

Share

Din e-postadress kommer inte att publiceras. Obligatoriska fält är markerade med *

*