Styrelseprotokoll – Best Practice

Styrelseprotokoll - tips och exempel

Styrelseprotokoll – undvik fällorna

Alla företagare är skyldiga att föra protokoll över styrelsemöten och bolagsstämman. Dock är det en överraskning för många företag hur bristande information av dess väsentliga styrelsebeslut får en negativ påverkan på värderingen av företaget. Läs mina tips på varför och hur detta kan undvikas.

Undvik en negativ inverkan på värdering av ditt företag. Det kan vara svårt att få tiden att räcka till att skriva protokoll över styrelsemöten den första tiden i företaget. Avsaknad av dokumentation över styrelsens beslut kan få negativ betydelse för värderingen av ert företag vid finansiering eller exit. I vissa fall kan investerare kräva att styrelsen lämnar garantier över vad som hänt. Best practice bland företag är att inför en investering eller försäljning upprätta en sammanfattning av de väsentliga beslut som styrelsen har tagit under den period som protokoll saknas. Sammanfattningen tas sedan upp på nästa styrelsemöte där ni beslutar att detta är rättvisande bild av hur företaget har skötts.

Protokoll från styrelsemöten. Aktiebolag är skyldiga att föra protokoll över styrelsemöten (styrelseprotokoll) och möten med bolagsstämman (bolagsstämmoprotokoll). Du bör som regel alltid skriva protokoll över de viktigaste mötena och anteckna vad som sades, beslutades och som ni kom överens om.

Innehåll i styrelseprotokollen. Protokollen används för att dokumentera hur företaget sköts och har enligt svensk rätt enbart s.k. bevisverkan. Detta innebär att det är alltid vad som faktiskt har beslutats som gäller men att man kan ta hjälp av protokollen att förstå vad som hänt om det är oklart. Protokoll ska innehålla:

  • Typ av möte
  • Tid och plats
  • Närvarande
  • Beslut

Märkning av styrelseprotokoll. Styrelseprotokoll skall föras i nummerföljd och numreringen kan antingen ske med ny nummerserie varje år eller i en evighetsnummerserie.


Jobba på Sharp Cookie Advisors

Vi letar efter dig med framstående akademiska meriter som är nyutexaminerad till att du har några års relevant arbetslivserfarenhet från bolag eller advokatbyrå. Har du examen i ekonomi, teknik, marknadsföring, utvecklat egna bolag, suttit ting är det till din fördel (förutom ett bevis på att du är nyfiken och har haft roligt).

www.sharpcookie.se


Förvaring av styrelseprotokoll. Alla protokoll skall förvaras på ett betryggande sätt. Det finns inget som pekar på att protokoll får makuleras efter tio år enligt reglerna för räkenskapsmaterial. Protokollen skall således arkiveras för evigt.

Per capsulam. Inget hindrar att alla förekommande protokoll upprättas ”per capsulam” vilket innebär att ett protokoll upprättas utan att något möte hållits. Därefter cirkuleras protokollet och alla undertecknar. Styrelsemöten kan även hållas per telefon.

Styrelseprotokoll är inte en offentlig handling. Protokollen är normalt inte offentliga handlingar och det finns enligt lag inget krav på att protokoll ska delas med till aktieägare. Kom ihåg att revisorerna som granskar förvaltningen av ditt företag har rätt att ta del av protokollen.

Vad har du för frågor? Jag är nyfiken på vad du tänker på så dela gärna med dig och lämna en kommentar så svarar jag på den så snart jag kan.

Tack att du tar dig tid att läsa detta, du får gärna dela inlägget om du tyckte att det var till hjälp.

För att veta mer om Sharp Cookie Advisors, eller om du behöver hjälp att ta fram dina avtal klicka här.

Share
  • 38
  •  
  •  
  • Share on:

2 Comments, RSS

  1. Lasse Andersson 22 april, 2019 @ 22:17

    Hej ,

    Jag är anställd i ett stort svenskt börsnoterat företag , och undrar om jag som anställd i företaget , har rätt att få ta del av dom protokoll , som förts vid styrelsemöten i företaget ?

    • Sofia Edvardsen 18 juli, 2019 @ 10:20

      Hej Lasse,

      Tack för din fråga. Huvudregeln är att styrelseprotokoll vid de löpande styrelsemötena inte är offentliga och en aktieägare kan inte begära ut dem. Styrelsen kan avslå en aktieägares och/eller anställds begäran att ta del av ett styrelseprotokoll.

      Det finns en möjlighet för bolagen att avvika från denna huvudregel genom att skiva in det i bolagets bolagsordning. Det kan alltså finnas bestämmelser i bolagsordningen som eventuellt skulle kunna ge aktieägare en rätt att ta del av protokollet, men det är inte sannolikt eftersom detta undantag inte används i någon större utströckning för listade bolag.

      Enligt praxis anses styrelseledamöter och VD ha en ovillkorlig rätt att ta del av styrelseprotokoll.
      Protokollen kan användas vid exempelvis tvister och delas med en domstol/skiljenämnd för att avgöra styrelsens eventuella skadeståndsansvar, om det skulle bli aktuellt.

      Dock har du som aktieägare rätt att få del av protokollet från bolagets årsstämma. Enligt lag (7 kap. 48-49 §§ ABL) ska detta protokoll inom 2 veckor från att stämman hölls finnas tillgängliga hos bolaget för aktieägare att läsa.

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*